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Datenintegration

Die Lösung wird mit dem ERP-System des Kunden integriert. Dabei werden Mapping-Systeme verwendet, um die Daten aus dem ERP-System in das elektronische Format, das von der jeweiligen Behörde gefordert wird (z.B. XRechnung, ZUGFeRD, XML, UBL, SAF-T), umzuwandeln.

Zentralisierte Verwaltung

Eine einzige integrierte und skalierbare Lösung ermöglicht die Verwaltung zahlreicher E-Rechnungsprojekte im B2B- und B2G-Bereich. Es werden alle wichtigen Dokumentenstandards, die der öffentliche oder private Geschäftspartner erwarten könnte, sowie alle wichtigen Kommunikationskanäle (z.B. Webservice, PEPPOL, AS2, FTPS) unterstützt.

Direkte Anbindung

Die Kommunikationsplattform von EDICOM ermöglicht die direkte Anbindung an Rechnungseingangsplattformen von Bund und Länder (ZRE, OZG-RE, zERIKa, etc.). EDICOM stellt die Verbindung als akkreditierter PEPPOL Access Point durch einen Webservice über das PEPPOL-Netzwerk her.

Garantierte Authentizität und Integrität

Die europäische Richtlinie eIDAS (Richtlinie 910/2014) definiert den gesetzlichen Rahmen für die elektronischen Identifizierungsmechanismen. Als eIDAS-zertifizierter Vertrauensdienstanbieter, kann EDICOM elektronische Rechnungen mit den Vertrauensmechanismen versehen, welche die Authentizität und Integrität in ganz Europa garantieren.

Mehr als 15.000 Unternehmen vertrauen auf Lösungen von EDICOM.

STAND DER IMPLEMENTIERUNG DER ELEKTRONISCHEN RECHNUNGSSTELLUNG IN DEUTSCHLAND

Das E-Rechnungsgesetz setzt die EU-Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 in nationales Recht um. Damit wurde der gesetzliche Rahmen für den Empfang und die Bearbeitung elektronischer Rechnungen seitens der öffentlichen Auftraggeber geschaffen.

27. November 2018

Der Empfang von elektronischen B2G-Rechnungen ist auf Bundesebene verpflichtend.

18. April 2020

Die elektronische B2G-Rechnung wird für Landeseinrichtungen und kommunale Einrichtungen verpflichtend.

27. November 2020

Die Übermittlung elektronischer B2G-Rechnungen wird für Lieferanten auf Bundesebene verpflichtend.

Erfahren Sie mehr über die technischen und gesetzlichen Anforderungen der elektronischen Rechnung an Bundesbehörden, Landeseinrichtungen und kommunale Einrichtungen in Deutschland. Eine interaktive Deutschlandkarte mit Updates zu den Bundesländern finden Sie weiter unten.

Verpflichtend

  • Annahmepflicht für Zentralregierung, Bundes- und Gemeindeeinruchtungen.
  • Annahmepflicht öffentlichen Eigentums (Gesundheitswesen, Freizeiteinrichtungen, Energielieferanten, Abfallverwaltung usw.
  • Ausstellungspflicht für alle kleinen, mittleren und großen Unternehmen, die die Zentralregierung des Bundes mit Gütern oder Dienstleistungen beliefern, sowie einigen Bundesländern.

Kontrollorganismen

IT-Planungstrat:

Koordination und Kooperation auf zentraler und Bundesebene in Fragen Informationstechnologie.

Zentrale Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT):

Verantwortlich für die Koordination der Entwicklung und Funktionstüchtigkeit der IT-Standards, die für das Teilen von Daten innerhalb der öffentlichen Verwaltung erforderlich sind.

BMI - Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat:

Im Rahmen des Projektes des elektronischen Rechnungsaustausches mit der Verwaltung hat das BMI die Aufgabe, die Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU zu überwachen.

Kontrollmechanismen

Entsprechend der Richtlinie 2014/55/EU zur E-Rechnung im öffentlichen Auftragswesen, wird die elektronische Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, das die automatische Datenübermittlung erleichtert. Die Leitweg-ID wird verwendet, um die jeweilige Verwaltung oder öffentliche Einrichtung, an welche die Rechnung gerichtet ist, eindeutig identifizieren zu können.

Sobald die Rechnung über eine der Rechnungseingangsplattformen (des Bundes- oder Bundeslandebene) entgegengenommen wurde, wird sie an die jeweilige Empfangsstelle weitergeleitet, was durch die eindeutige Leitweg-ID jeder Verwaltungsbehörde ermöglicht wird.


Was ist die Leitweg-ID?

Die Leitweg-ID eine Pflichtangabe in dem Format XRechnung und kann optional in dem Format ZUGFeRD 2.1.1 (XRechnung-Profil) verwendet werden. Sie wird für die sichere Adressierung von Dokumenten im komplexen deutschen e-Rechnungs-System verwendet. Das heißt, bei der Leitweg-ID handelt es sich um einen Code, der nur für B2G Rechnungen an öffentliche Einrichtungen, welche Rechnungseingangsplattformen wie das ZRE, oder OZG-RE nutzen, verwendet wird.

Dieser Code ermöglicht es, den Endempfänger von B2G Rechnungen im B2G-Bereich, die an die Empfangsplattformen gesendet werden, eindeutig zu identifizieren. Sie ist ein verbindlicher Inhalt und wird von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT), welche für die Entwicklung der standardisierten Rechnung zuständigen Stelle, festgelegt.

Die Leitweg-ID muss vom Auftragnehmer, also in diesem Fall der öffentlichen Verwaltung, dem Aussteller der elektronischen Rechnung vor dem Versand zur Verfügung gestellt werden, damit dieser den Code in das Dokument integrieren kann.

Übertragungswege

  • Manuelle Erstellung der E-Rechnung im XRechnung-Format durch die Eingabe der Daten in ein Web-Formular.
  • Manuelles Upload der Rechnung im XRechnung-Format über ein Webportal.
  • Übermittlung der elektronischen XRechnung per E-Mail.
  • Übermittlung der elektronischen XRechnung über DE-Mail.
  • Direkte und automatische Übermittlung der elektronischen Rechnung über einen Webservice (z.B. PEPPOL).

Format der E-Rechnung

XRechnung:

Der IT-Planungstrat hat als offizielles, mit den europäischen Richtlinien kompatibles Format für die elektronische Rechnung den XRechnung-Standard anerkannt. Dieses E-Rechnungsformat entspricht der “Core invoice user specification” (CIUS) der europäischen Norm (EN) 16931 für elektronische Rechnungen.

ZUGFeRD 2.1.1.:

Seit 2014 fördert FeRD die Nutzung der E-Rechnung im B2B und B2G Bereich. Dieses hybride Rechnungsformat umfasst eine lesbare Version im PDF-A/3 Format und eine strukturierte XML-Datei, die in das PDF eingebettet ist und die Interpretation und Integration in elektronische Systeme ermöglicht. Da das Format ZUGFeRD 2.1.1 Profil „XRechnung“ nun auch mit dem europäischen Standard EN 16931 kompatibel ist, kann die Rechnung auch in diesem Format eingereicht werden.

Erforderliche administrative Prozesse

Unter Umständen ist eine Anmeldung für die Nutzung einer Rechnungseingangsplattform notwendig.

Garantie von Integrität und Authentizität

In Europa werden die elektronischen Rechnungssysteme in der Richtlinie 2010/45/EU reguliert. Die deutsche Gesetzgebung baut auf diese Richtlinie auf, um die technischen Kriterien zu definieren, welche die Authentizität, Integrität und Vertraulichkeit garantieren.
Qualifizierte elektronische Signatur:

Ein ankerkanntes Zertifikat, das durch ein sicheres Signaturerstellungsgerät für den elektronischen Datenaustausch (EDI) ausgestellt wird.

Elektronischer Datenaustausch (EDI)

Es müssen Verfahren vorgesehen werden, die die Echtheit der Herkunft und Integrität der Daten gewährleisten.

Innerbetriebliche Kontrollverfahren:

Hier handelt es sich um innerbetriebliche Kontrollverfahren, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können.

Aufbewahrung

Die Behörden können eine Inspektion der Rechnungsdokumente verlangen. Für diesen Fall müssen die elektronischen Originaldateien (z.B. XRechnung, ZUGFeRD, XML) auf einem elektronischen Gerät gespeichert werden, das Vertraulichkeit, Zugänglichkeit und Lesbarkeit für die Prüfung garantiert.

Die Aufbewahrung erfolgt über einen Zeitraum von 10+1 Jahren ab dem Rechnungsausstellungsdatum bis zum Ende des Geschäftsjahres des Kunden.

UMSETZUNG DES NATIONALEN RECHTS IN DEN 16 BUNDESLÄNDERN

Ab 18. April 2020 sind alle Bundesländer dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen entgegenzunehmen.

Jedes Bundesland kann die Richtlinie entsprechend eigener Regulierungen umsetzen, allerdings müssen die in der Richtlinie 2014/55/EU definierten elektronischen Systeme und Formate verwendet werden.

Im Folgenden präsentieren wir den aktuellen Stand der Umsetzung der elektronischen Rechnung in den 16 Bundesländern.

DIE ELEKTRONISCHE RECHNUNG IN DEUTSCHLAND

Die EDICOM-Lösung

Die Plattform für den E-Rechnungsaustausch von EDICOM stellt einen direkten und sicheren Kommunikationskanal mit den öffentlichen Verwaltungseinrichtungen Deutschlands zur Verfügung. Unsere Lösung garantiert die Erstellung, Aufbewahrung und Übertragung elektronischer Dokumente entsprechend der deutschen Gesetzgebung (XRechnung, ZUGFeRD).

  • Erfassung der für die Erstellung der Rechnungsdatei erforderlichen Daten aus dem ERP-Systems des Kunden.
  • Das Mappingmodul wird aktiviert, um die Transformation der Eingangsdatei in das von der jeweiligen Behörde erwartete Format (XRechnung, ZUGFeRD) umzuwandeln.
  • Eine syntaktische Validierung der Daten wird durchgeführt. Sobald die Datei überprüft wurde, wird sie auf der elektronischen Plattform von EDICOM unter Verwendung fortschrittlicher Datenverschlüsselungsverfahren, die durch die europäische Verordnung eIDAS geregelt werden, sicher gespeichert. Das elektronische Originaldokument wird für die nach deutschem Recht vorgesehene Zeit (10+1 Jahre ab dem Ausstellungsdatum der Rechnung bis zum Ende des Geschäftsjahres des Kunden) archiviert.
  • Die Verbindungsmechanismen mit dem entsprechenden E-Rechnungsportal der Verwaltungsstelle werden aktiviert. Es gibt verschiedene Übertragungswege, wobei EDICOM die Verbindung durch einen Webservice über das PEPPOL-Netzwerk herstellt, immer dann, wenn das Empfangsportal diese Möglichkeit anbietet. Diese Art von Verbindung ermöglicht es, den kompletten Prozess der Ausstellung und Übermittlung der Rechnungen zu automatisieren.
  • Das Empfangsportal prüft die Rechnung und übermittelt sie über die Leitweg-ID (Identifikationsnummer für jede Behörde) an die jeweilige Verwaltungseinrichtung.

EDICOM GLOBAL E-INVOICING PLATFORM

Eine zentralisierte Lösung für zahlreiche E-Rechnungsprojekte im B2B- und B2G-Bereich in Europa

Die Global E-Invoicing Platform von EDICOM für den elektronischen Rechnungsaustausch vereinfacht den Prozess der Übermittlung und des Empfangs elektronischer Rechnungen in einem multinationalen Umfeld. Unsere E-Rechnungslösung ist einfach skalierbar und kann an unterschiedliche Standards und Verbindungssysteme angepasst werden, die von den EU- Mitgliedsstaaten und anderen Behörden auf internationaler Ebene verwendet werden. Außerdem ermöglicht die Leistungsfähigkeit unseres Übersetzungsmoduls für strukturierte Daten und unser VAN (Value Added Network) EDI, eine rechtsgültige Lösung für den elektronischen Rechnungsaustausch sowohl mit öffentlichen als auch mit privaten Geschäftspartnern, herzustellen.

VALIDIERUNGSMODUL

Die Daten werden syntaktisch und semantisch validiert, um zu garantieren, dass sie den Spezifizierungen des Empfängers entsprechen.

MODUL FÜR GESETZESERFÜLLUNG

Nach der Validierung der Daten, werden beispielsweise die digitale Signatur, ein Zeitstempel oder andere Zertifikate verwendet, um die gesetzliche Gültigkeit zu garantieren. Damit ist das Dokument bereit für den Versand.

INTEGRATIONSMODUL

Die Lösung wird mit dem ERP-System des Kunden integriert. Dabei werden Mapping-Systeme verwendet, um die Daten aus dem ERP-System in das elektronische Format, das von der jeweiligen Behörde gefordert wird (z.B. XML, UBL, SAF-T), umzuwandeln.

KOMMUNIKATIONSMODUL

Die EDICOM-Plattform sendet das Dokument an den öffentlichen Auftraggeber über das landesspezifische System. Dabei kommen die jeweils notwendigen Übertragungsprotokolle zum Einsatz (z.B. Webservice, AS2, HTTPS, FTP).

Mit Geschäftspartnern erfolgt die Kommunikation normalerweise über unser Value-Added-Network (VAN).

PEPPOL COMPLIANCE MODUL

PEPPOL steht für Pan-European Public Procurement OnLine und beinhaltet eine Reihe von Standards für das grenzüberschreitende E-Procurement-Verfahren. Neben dem Datenformat (z.B. die XRechnung in Deutschland) umfasst PEPPOL auch ein Kommunikationsnetzwerk.

Über dieses Netzwerk können beispielsweise Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gesendet werden. Der Zugang zu PEPPOL erfolgt über einen sogenannten PEPPOL Access Point.

EDICOM ist als offizieller Access Point zertifiziert und kann daher den Austausch von elektronischen Dokumenten (z.B. Bestellungen und Rechnungen) mit öffentlichen Auftraggebern im PEPPOL-Netzwerk anbieten.

AUFBEWAHRUNGSMODUL

Die elektronischen Rechnungen müssen über einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden. Dabei sehen die gesetzlichen Vorschriften oft kryptografische Sicherheitsmaßnahmen vor.

Als eIDAS-zertifizierter Vertrauensdienstanbieter entspricht EDICOMs Archivierungsmodul namens EDICOM LTA den Aufbewahrungsstandards in allen europäischen Ländern.

Benötigen Sie eine Lösung für die elektronische Rechnung in weiteren europäischen Ländern?

Die Europäische Kommission geht davon aus, dass die allgemeine Einführung des elektronischen Rechnungsaustausches den EU-Mitgliedsstaaten zugutekommt und deren Wettbewerbsfähigkeit verbessert.

Erfahren Sie mehr über den Standard der elektronischen Rechnung in Europa und die Einführung in den einzelnen Ländern.

LEITFADEN HERUNTERLADEN

E-Invoicing in Europa

Worum geht es in der Richtlinie 2014/55/EU?

Das Ziel der Richtlinie 2014/55/EU, die am 16. April 2014 veröffentlicht wurde, ist es, einen europäischen Standard in der elektronischen Rechnungsstellung zu setzen. Dieser soll die Interoperabilität zwischen den einzelnen Mitgliedstaaten garantieren und auf diese Weise das öffentliche Auftragswesen und den grenzüberschreitenden elektronischen Handel erleichtern. Das Europäische Komitee für Normung (CEN) ist dabei für die Schaffung dieses europäischen Standards zuständig.

Unsere Experten erklären die wichtigesten Punkte der Einführung des europäischen Standards.

Benötigt Ihr Unternehmen den PEPPOL-Standard?

Der öffentliche Sektor ist der größte Auftraggeber innerhalb der Europäischen Union. Deshalb ist es von großer Wichtigkeit, auf ein einheitliches System für E-Procurement und den elektronischen Rechnungsaustausch zurückgreifen zu können.

In unserem White Paper erfahren Sie mehr über PEEPOL und welche Länder auf diesen Standard setzen.

WHITE PAPER HERUNTERLADEN

6 GRÜNDE, DIE FÜR DIE E-RECHNUNGSPLATTFORM VON EDICOM SPRECHEN

Zentralisierung

Integration

Kostenersparnis

Weltweites E-Invoicing

Sicherheit und Verfügbarkeit

Aktualisierung

EDICOM – GRENZENLOSE TECHNOLOGIE

70

Aktive Projekte in mehr als 70 Ländern der Welt.

15.000

Mehr als 15.000 Kunden auf allen Kontinenten.

8

Acht Niederlassungen in Europa und Amerika.

500 Millionen

Mehr als 500 Millionen Transaktionen, die mithilfe unserer Lösungen verarbeitet werden.

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